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¿Cómo moderar un evento científico?
(martillo de pesados y antipáticos)

 

© Fundación Index
Manuel Amezcua. El moderador de eventos científicos: algunas recomendaciones esenciales sobre su oficio. Index de Enfermería (Gran) 1998; 20-21: 30-32 

 

¿Quién es el moderador?

En una reunión científica (jornada, congreso, symposium, etc), en el transcurso de cada acto (conferencias, ponencias, comunicaciones, mesas redondas), el moderador es el que manda. Sobre este personaje, tan poco conocido, y en ocasiones poco comprendido, recae la responsabilidad de que aquello salga bien. Se trata de un papel difícil y poco lucido: su discreta presencia no está en consonancia con las horas de dedicación prestadas.

La responsabilidad del moderador está en relación directa con el tipo de acto que le toca dirigir. Puede limitarse al sólo ejercicio de presentación de un conferenciante o ponente, o bien puede asumir la responsabilidad completa de una mesa redonda (orientación temática, elección de los ponentes, conducción del acto, etc). Los comités científicos suelen elegir como moderadores a profesionales señalados, con amplia experiencia en la temática de la mesa y algunas tablas en los escenarios. Se trata de improvisar lo menos posible y por ello se apuesta por la seguridad.

¿Qué es lo que hace que un profesional sea considerado un buen moderador?. Posiblemente ese equilibrio tan difícil entre la eficacia y la discreción. Se trata de hacer brillar a los demás a costa de que el trabajo del moderador pase lo más inadvertido posible. Y todo ello con la suficiente elegancia y buen humor como para conseguir un clima agradable en el que todo el mundo (organizadores, ponentes y público) se sientan lo más satisfechos posible.

En este documento encontrará una serie de recomendaciones prácticas encaminadas a definir el oficio del moderador en un evento científico. Son fruto más de la experiencia personal (por haberlo hecho algunas veces y haber procurado que otros lo haga), que de lo que dicen los manuales al uso. En esta ocasión la bibliografía se coloca sólo como una selección de textos orientativos de la comunicación verbal, pudiendo considerarse algunos de ellos como textos históricos.

 

 

Antes de comenzar

-Compruebe que todos los ponentes y comunicantes han llegado y conocen el lugar, la hora y el turno de su exposición (el despiste o los nervios de algunos les hacen confundir la mesa, el evento, la ciudad, etc).

-Verifique que tienen preparadas las diapositivas o transparencias y pregunte si necesitan ayuda para pasarlas o prefieren encargarse ellos mismos. En el primer caso procure pasarle el encargo a la secretaria de la mesa (conviene que previamente las hayan probado y verifiquen su orden y posición, de lo contrario el espectáculo de la pérdida de tiempo está servido).

-Compruebe la mesa: ¿funcionan los micrófonos?, ¿están preparadas las botellitas de agua?, ¿los tejuelos con los nombres de los ponentes?, etc.

-Pregunte a los ponentes los datos curriculares con los que desean ser presentados, a los comunicantes sólo se les pregunta el nombre, su centro de trabajo y el título de la comunicación (verificar que son correctos los datos que aparecen en el programa).

-Informe a los ponentes o comunicantes del tiempo que tienen para la exposición y avíseles que no se pasen bajo ningún concepto o serán interrumpidos inexorablemente (los ponentes suelen tener un máximo de 45 minutos y los comunicantes de 10 minutos).

-Pida a los ponentes que escriban tres o cuatro líneas con las ideas más importantes de su ponencia, le serán muy útiles para elaborar las conclusiones finales.

 

 

En la mesa

-Comience saludando al público (sea ingenioso, por favor), agradezca la presencia de los ponentes o comunicantes e introduzca brevemente la temática sobre la que va a tratar la mesa, así como algunas cuestiones del orden a seguir (exposición de trabajos, tiempo para el coloquio, etc).

-Presente uno a uno a los ponentes o comunicantes y cédales la palabra, desde este momento la responsabilidad es suya.

-Controle el tiempo de la exposición (hay que ser implacables en este punto): si se pasan pídales que expongan sus conclusiones y a los tres minutos, sin persisten, interrúmpalos sin ningún miramiento antes de que echen a perder el acto (no hay problema, el público lo comprenderá y se pondrá de su parte).

-Hay métodos muy eficaces para pedir de manera discreta al ponente que finalice, por ejemplo, páseles un papelito indicando el tiempo disponible. Otro más drástico consiste en darle un pisotón debajo de la mesa. Pero sobre todo evite ponerse nervioso, hacer muecas o gestos de desesperación, o de lo contrario el público se fijará en usted más que en el ponente.

-Debe prestar atención a lo que dicen los ponentes o comunicantes, procurando anotar las ideas más importantes, que le servirán para preparar algunas preguntas y para completar las conclusiones definitivas.

-Si hubiera alguna circunstancia que interrumpiera el acto (apagón de luces, chirridos de micrófonos, caída de algún elemento, etc) no se empecine en continuar: interrumpa el acto utilizando su buen humor y reanúdalo cuando todo esté arreglado.

 

 

En el coloquio

-Al terminar de hablar todos los ponentes o comunicantes, invite al público a intervenir formulando preguntas (procure que alguien ágil para correr pase el micrófono en la sala).

-Deberá tener al menos dos o tres preguntas preparadas para romper el hielo. Sólo las expondrá si el público no pregunta o se agota el coloquio antes de lo previsto.

-Establezca un turno de preguntas, facilitando que el máximo de oyentes que lo deseen tengan la oportunidad de hablar.

-Pida a los oradores y al público que sean concretos y breves en sus preguntas y respuestas y así podrán intervenir la mayoría.

-Como un gesto de cortesía hacia los ponentes y público, exija a los intervinientes que se identifiquen antes de formular su pregunta.

-Conceda el derecho a la réplica en caso de alusiones, pero evite las discusiones interminables apelando al derecho que otros tienen a intervenir (sugiera que continúen las disputas en el pasillo, o en un descampado).

 

 

Al final

-Cuando termine el tiempo del coloquio, agradezca a todos la colaboración y despídase anunciando el siguiente acto (un tiempo de descanso, otra mesa de comunicaciones, etc).

-La última tarea, a veces inexcusable, es invertir unos minutos en escribir en un folio (con letra muy clara) el título de la mesa que ha moderado y después un mínimo de tres ideas que resuman en forma de conclusiones los puntos más importantes que se han abordado en la mesa (serán leídas al final del acto científico). Deberá entregárselas al miembro del comité científico que esté encargado de la lectura de las conclusiones finales.

-Si los ponentes se han acomodado a sus normas, sería bueno que a los pocos días les enviase una carta de cortesía para agradecerles su colaboración en el evento, así quedará magníficamente para otra ocasión.

 

 

Para recordar

Tome nota de los tres ingredientes básicos del buen moderador:

Eficacia: que es la agilidad necesaria para que todo discurra con orden en el tiempo previsto.

Tacto: dirija el acto con firmeza, pero procure que su papel pase inadvertido.

Buen humor: todo el que haga falta para agradar y animar el evento.

 

 

Bibliografía

1. Alburquerque García L. El arte de hablar en público: seis retóricas famosas. Madrid: Visor libros, 1995.
2. Cómo hablar en público. Bilbao: Deusto, 1993.
3. JaGot PC. El arte de hablar bien y con persuasión. Barcelona: Obelisco, 1936.
4. Lafuerza ND. El arte de hablar en público. Buenos Aires: Hobby, 1958.
5. Lamy B. Discurso en que se da una idea del arte de persuadir. Madrid: Manuel Martín, 1779.
6. Vallejo-Nágera JA. Aprender a hablar en público hoy. Barcelona: Planeta, 1990.

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